ตัวอย่างคำบรรยายลักษณะงานพนักงานต้อนรับส่วนหน้า

ตัวอย่างคำบรรยายลักษณะงานพนักงานต้อนรับส่วนหน้า (Front Desk Receptionist Job Description)

พนักงานต้อนรับส่วนหน้า เป็นผู้ที่คอยสนับสนุน จัดการเรื่องทั่วไปในล็อบบี้ หรือบริเวณห้องรับรองของบริษัท หน้าที่หลักของพนักงานต้อนรับส่วนหน้า คือ การต้อนรับและทักทายผู้ติดต่อภายในองค์กร ซึ่งอาจรวมถึงผู้ป่วยในโรงพยาบาล

พนักงานต้อนรับส่วนหน้า ยังต้องคอยตอบคำถามเกี่ยวกับบริษัท เช่น นโยบาย ผลิตภัณฑ์ และบริการต่างๆที่บริษัทให้บริการ รวมถึงการติดต่อกับผู้ที่บุคคลภายนอกต้องการจะเข้าพบ การจัดการอีเมลทั้งหมด เช่น การตอบรับอีเมล การรับโทรศัพท์ การนัดหมายสำหรับเจ้านาย และสำหรับผู้ที่ต้องการติดต่อกับผู้บริหารในบริษัท การเก็บรักษาบันทึก การป้อนข้อมูล และงานด้านการสื่อสารในองค์กรต่างๆ เช่น การแฟกซ์ อีเมล

ในบางสำนักงานหรือบางองค์กร พนักงานต้อนรับส่วนหน้ายังมีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการเงิน รวมถึงการทำบัญชี และบางครั้งพนักงานต้อนรับส่วนหน้ายังต้องทำหน้าที่ “รักษาความปลอดภัย” เช่น การตรวจสอบบัตรประจำตัวพนักงาน การออกบัตรให้ผู้ติดต่อภายนอก และการเฝ้าสังเกตและรายงานพฤติกรรมต่างๆ หรือบุคคลที่น่าสงสัย

และเนื่องจากต้องมีการติดต่อ พบปะกับองค์กรอื่นๆ การติดต่อทางธุรกิจในครั้งแรกนั้น ต้องมีความใจเย็น สุภาพ และเป็นมืออาชีพ คุณสมบัติส่วนบุคคลที่พึงมี คือ รูปลักษณ์ที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดี ความใส่ใจในรายละเอียด ความสามารถในการรับมือกับสถานการณ์แบบผู้ใหญ่ ความรู้สึกจงรักภักดีต่อองค์กร ความเชื่อถือได้ และทัศนคติเชิงบวกที่เห็นได้ชัดเจน

รายละเอียดของตำแหน่งพนักงานต้อนรับส่วนหน้า คือ จะต้องจัดการกับผู้คนมากมาย ที่มีความต้องการที่แตกต่างกัน และบุคลิกที่แตกต่างกันออกไป ในเวลาเดียวกันอาจจะต้องมีความชำนาญในการทำงานที่หลากหลาย ซึ่งอาจทำให้เครียดได้ ในบางองค์กรตำแหน่งพนักงานต้อนรับส่วนหน้า ถือเป็นผู้ที่คอยบริการผู้คน “ความมีเสน่ห์” ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของพนักงานต้อนรับส่วนหน้านั่นเอง

พนักงานต้อนรับส่วนหน้าที่ดีจะใช้โอกาสในช่วงเวลาทำงานของตน พยายามที่จะเรียนรู้และทำความคุ้นเคยกับการทำงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อที่จะได้รับโอกาสที่สูงขึ้นในหน้าที่การงาน และงานด้านการบริหารภายในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตามในองค์กรเกี่ยวกับการแพทย์หรือสำนักงานทนายความเล็กๆ จะต้องการผู้ที่ทำหน้าที่ในตำแหน่งพนักงานต้อนรับส่วนหน้า ที่ต้องคอยรับผิดชอบในส่วนต่างๆทุกอย่าง เช่น การบริหารสำนักงาน ในส่วนของโรงพยาบาลที่เปิดบริการตลอด 24 ชั่วโมง แผนกพนักงานต้อนรับที่ทำงานเป็นกะกลางคืน จะมีหน้าที่ในการรวบรวมและรายงานบัญชีรายวันอีกด้วย

พนักงานต้อนรับส่วนหน้าบางคน จะต้องมีคุณสมบัติที่ครอบคลุม เช่น ทักษะการรับโทรศัพท์ที่ดีเยี่ยม และมารยาท รวมถึงการมีน้ำเสียงที่น่าฟัง เสียงดังฟังชัด ในเวลาเดียวกัน หากเป็นคนเก่ง ซื่อสัตย์ และสุภาพแล้ว คุณเปรียบดัง “สมบัติล้ำค่า” ขององค์กรเลยทีเดียว

Facebook Comments