ตัวอย่างคำบรรยายลักษณะงานพนักงานต้อนรับ

คำบรรยายลักษณะงานพนักงานต้อนรับ (Receptionist Job Description)

องค์กรบางแห่งต้องการพนักงานต้อนรับเนื่องจากปัจจัยหลายประการ หากองค์กรมีขนาดใหญ่พอสมควรและพนักงานจะต้องครอบคลุมตามจำนวนงาน พนักงานต้อนรับมีหน้าที่ช่วยในเรื่องการต้อนรับผู้ที่มาติดต่อสอบถาม หรือบริการต่างๆ กับบุคคลภายในองค์กร

หน้าที่ของพนักงานต้อนรับ

*รับโทรศัพท์ – สิ่งนี้จะเกี่ยวข้องกับการพูดกับผู้คนจำนวนมาก เช่น ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน ผู้มีส่วนร่วมทางธุรกิจ บุคคลทั่วไป เป็นต้น พนักงานต้องมีข้อมูลและนโยบายเกี่ยวกับบริษัท เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อผู้ที่ต้องการทราบเกี่ยวกับข้อมูลจากการโทรศัพท์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และในบางครั้งอาจเป็นพนักงานต้อนรับที่ต้องโทรศัพท์ติดต่อกับพนักงานภายในองค์กรเพื่อที่จะสอบถามข้อมูลอื่นๆด้วยเช่นกัน

*รับรองแขก – องค์กรส่วนใหญ่จะมีพื้นที่สำหรับรองรับแขกที่จะเข้ามาติดต่อภายในองค์กร พนักงานจะต้องรู้ล่วงหน้าว่าบุคคลใดจะมาเข้าร่วม พนักงานต้อนรับมีหน้าที่รับรอง หรือให้คำแนะนำต่างๆ และบางครั้งพนักงานต้อนรับจะได้ต้อนรับกับผู้ที่จะเข้ามาทำงานเป็นครั้งแรกแบบไม่ได้นัดหมาย บุคคลเหล่านี้จะได้รับการต้อนรับจากพนักงานขึ้นอยู่กับลักษณะการเข้ามา อาจจะช่วยในเรื่องของการสอบถามหรือรับบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้าเยี่ยมชมภายในองค์กร

*ตอบคำถามได้ดี – บทบาทของพนักงานยังเกี่ยวข้องกับการจัดการกับข้อสงสัย ตามที่ได้กล่าวมาแล้วพนักงานต้อนรับคือคนที่ต้องมีข้อมูลนโยบายของบริษัทที่เป็นปัจจุบัน เพื่อที่จะสามารถให้ความช่วยเหลือได้

*ทักษะการพิมพ์ – พนักงานต้อนรับ โดยทั่วไปคาดว่าจะมีทักษะในการพิมพ์เพื่อส่งอีเมล์ทั้งภายในและภายนอกบริษัท บางคนต้องรับผิดชอบในการพิมพ์เอกสาร เช่น จดหมาย ด้วย

*ความสามารถในการรับมือกับสถานการณ์ที่แตกต่างกัน – บางเวลาพนักงานต้อนรับจะได้รับมือกับสถานการณ์ที่แตกต่างกันออกไป ทั้งทางโทรศัพท์ หรือแบบต่อหน้า พนักงานต้อนรับที่ได้รับการฝึกฝนหรือผ่านการอบรมมาแล้วนั้น จะรู้จักวิธีแก้ไขสถานการณ์ต่างๆเพื่อให้สงบลงได้ง่ายขึ้น

*การป้อนข้อมูล – หากพนักงานต้อนรับได้ทำงานในบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลแล้ว คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับการใช้ระบบด้วย

*บุคลิกภาพดี – นี่อาจไม่ใช่คำอธิบายลักษณะงาน แต่เป็นคุณลักษณะหนึ่งที่พนักงานพึงมี เนื่องจากพนักงานต้อนรับที่มีบุคลิกภาพที่ดี จะได้รับเสียงตอบรับที่ดีมากกว่าพนักงานที่มีบุคลิกภาพไม่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากผู้ที่ถือสายอยู่อีกฝั่งหนึ่งเป็นคนขี้โมโห หรือโกรธง่าย ก็จะสามารถสงบลงได้จากน้ำเสียงที่น่าฟังของพนักงานต้อนรับที่มีบุคลิกภาพที่ดี และทำให้การสนทนาไหลลื่นได้อีกด้วย

Facebook Comments